Guías para proveedores

Mayo Clinic espera que tanto los proveedores como sus representantes mantengan los mismos estándares elevados de comportamiento ético, integridad y profesionalismo que se les exige a los empleados de Mayo.

Cabe destacar que el hecho de completar el proceso de inscripción y autenticación no le garantiza a tu compañía la oportunidad de realizar negocios con Mayo Clinic.

Autenticación del vendedor

El proceso de autenticación para un vendedor nuevo de Mayo Clinic verifica la información de tu compañía, valida la información tributaria de tu compañía para realizar un informe adecuado, garantiza el cumplimiento regulatorio mediante la verificación de que tu compañía no ha sido sancionada por ninguna agencia regulatoria e identifica los proveedores minoritarios. Mayo Clinic trabaja con PRGX Global Inc. para autenticar a los proveedores que proporcionan un producto o un servicio a alguno de nuestros campus.

La autenticación es un proceso importante porque:

  • Le permite a tu compañía continuar vendiéndole a Mayo Clinic
  • Garantiza el informe 1099 adecuado
  • Garantiza la localización y la utilización adecuada de proveedores minoritarios
  • Limita el acceso a tus competidores que no cumplen con los requisitos

Los proveedores actuales recibirán una invitación por correo electrónico o una carta que contenga la dirección del sitio web de PRGX y un código único de identificación, los cuales son necesarios para comenzar con el proceso de autenticación. Si no tienes esta carta o este correo electrónico, envía un correo electrónico a Mayo Clinic Supply Chain Management Customer Support (Asistencia al Cliente de Administración de Cadena de Suministro de Mayo Clinic).

Una vez que hayas ingresado al sitio web de PRGX, deberás:

  • Completar un perfil de la compañía, que incluye tu Número de Identificación Tributaria (TIN) o el Número de Identificación Patronal (EIN) federal
  • Identificar al dueño o al miembro principal de tu compañía
  • Cargar documentos, que pueden variar según el tipo de negocios que realices pero que deben incluir los formularios W-8 y W-9 de Servicio de Impuestos Internos, tu licencia comercial y tu certificado de empresa propiedad de minorías
  • Abonar un cargo de autenticación con tarjeta de crédito

Visitas a Mayo Clinic

La política de Mayo Clinic exige que todos los representantes de vendedores tengan una consulta programada con sus contactos de Mayo antes de dirigirse al campus.

Realizar una visita o contactarse con los médicos o personal de Mayo sin una consulta previa, o dirigirse al campus sin el registro puede causar la suspensión permanente o temporaria de tus privilegios de venta. Asegúrate de contar con el tiempo suficiente para registrarte en una de nuestras cuatro ubicaciones de estación antes de reunirte con tu contacto de Mayo.

Inscripción y credenciales de los representantes de ventas

Se solicita la inscripción como representante de ventas para todos los vendedores que realicen negocios personalmente en cualquiera de los campus de Mayo Clinic. Esta inscripción le proporciona a Supply Chain Management (Administración de Cadena de Suministro) información sobre el/los departamento(s) de Mayo Clinic con los que realizarás los negocios y sobre el tipo de trabajo que llevas a cabo cuando te encuentras en nuestras propiedades.

Si consideras que nunca realizarás una visita personal a un campus de Mayo, no es necesaria la inscripción. Analiza estos criterios de decisión para determinar si es necesario que los representantes de tu compañía se inscriban.

La inscripción se realiza mediante el sistema de administración Reptrax, provisto por un tercer proveedor. Para permitir que se lleve a cabo el procesamiento de las credenciales, los representantes deben crear y actualizar sus cuentas de Reptrax al menos cinco días hábiles antes de presentarse en el campus.

Los representantes que aún no se hayan registrado con Reptrax deben completar el proceso de inscripción. Para realizarlo, deben:

  • Visitar el sitio web de inscripción.
  • Completar el formulario de inscripción en línea.
  • Pagar el costo de inscripción (si es necesario) con tarjeta de crédito. Este costo varía de acuerdo con las áreas de Mayo Clinic que el representante visite y con las opciones de membresía seleccionadas. Los representantes que ya posean una cuenta de Reptrax deben agregar las ubicaciones de Mayo Clinic a su lista de hospitales y completar los requisitos.